Esta semana: LLEGA EL SOFTWARE DE GESTIÓN ESPECÍFICO PARA EL SECTOR DE LA LIMPIEZA PROFESIONAL.

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LLEGA EL SOFTWARE DE GESTIÓN ESPECÍFICO PARA EL SECTOR DE LA LIMPIEZA PROFESIONAL.

Fue presentado en Pulire España 2002 con gran éxito de interés, y desde entonces ha realizado distintas presentaciones parciales con el objetivo de recabar del propio sector aquellas mejoras que fuesen precisas antes de su definitiva puesta a la venta.

Consultados distintos profesionales que han tenido la ocasión de comprobar por si mismos las utilidades del programa, la impresión generalizada es que por fin lega al sector una herramienta adecuada, actualizable y efectiva, a un precio más que razonable. A lo largo del último año todas y cada una de las distintas utilidades que al efecto hemos venido conociendo tan sólo han cosechado comentarios negativos en nuestros distintos foros tras ser comprados y probados, tendencia que parece aquí finaliza gracias a ésta nueva aplicación que ahora ya puede ofrecerle la empresa Dimesoft Sistemas S.L.

Lo cierto es que ésta herramienta de trabajo está creada desde un principio desde la perspectiva de la propia empresa de limpieza, gracias a la intervención de un exdirectivo de una de ellas trabajando codo con codo con expertos informáticos en la creación de programas de gestión de empresas.

Las características que definen éste software son:

El programa funciona en red, y la aplicación esta realizada en arquitectura Cliente/Servidor. Idóneo para las redes tipo Windows NT, soporta tantas licencias como el cliente crea necesarias.

La información se trata como bases de datos relacionadas, en las cuales se encuentran concentrados todos los datos que se manejan en la empresa.

El primer módulo que entra en juego es el de Modulo Comercial.  Este tendrá bajo control los contratos que la empresa mantiene, así como los clientes, sus centros y los cálculos de ofertas.

A la hora de hacer las ofertas económicas, el programa utiliza los datos previamente introducidos sobre los tipos de locales, sus partes y los trabajos que habitualmente se realizan, incluyendo las cifras de rendimientos propios por hora. De esta manera las ofertas se realizan de una manera rápida y sencilla pero sobre todo fiable, utilizando las plantillas de datos de que dispondremos, en función del tipo de cliente que solicita la oferta (fabrica, oficina, almacén, etc). Así mismo el programa facilita la entrada de datos de costos sobre las bases de nuestros convenios colectivos, máquinas y vehículos, agentes comerciales, productos de limpieza, consumibles,  y tipos de operarios. En lugar destacado dentro del cálculo de ofertas, y en el capítulo de personal, se encuentra la herramienta a aplicar en caso de subrogación de contrato, que nos permite introducir los datos de los trabajadores existentes, ordenados por categorías.

El presupuesto recogerá en pocos minutos, no solo los datos sobre el cliente, sus locales, tamaños, tipos de suleo, nivel de dificultad, frecuencias, etc, sino también ordenes de trabajo esporádicas, trabajadores subrogados, costes de suplencias, materiales, consumibles, máquinas, o simplemente tiempos de desplazamiento o porcentajes correctivos por dificultad. El resultado volcará los parámetros económicos del servicio, como horas-hombre al día necesarias, planing de operaciones y precio final de la oferta tras el cálculo de costes financieros, comisiones y margen comercial.

El módulo de ofertas generará en función de la duración del servicio que hemos establecido, las cuotas mensuales que se facturarán de manera periódica, permitiendo convertirlo de oferta a contrato si finalmente el presupuesto es aceptado. Antes de ello podremos variar manualmente cuotas o el resto de datos económicos, para que el contrato generado coincida con la negociación final si la hubiera.

El módulo de Producción viene a continuación, cuando llega el momento de crear el servicio, asignando empleados y medios. El programa generará los cuadrantes mensuales de cada empleado de manera automática, ya que al generar cada contrato le informamos al sistema sobre horas y servicios que realizan todos y cada uno de nuestros operarios. Esto permite de manera sencilla llevar al día las incidencias de personal, las cuales posteriormente servirán para obtener los datos de las nóminas.

De manera independiente se generan las ordenes de trabajo de cada més, de acuerdo con la periodicidad de las tareas de todos los servicios existentes. El resultado no solo nos facilitará la facturación de éstas sino también la preparación de las rutas.

Muy interesante resulta el módulo de Supervisión, gracias al cual podremos asignar un supervisor a cada servicio, que se encargará de rellenar los datos sobre el grado de satisfacción de cada labor realizada. Esta información podrá luego ser listada por conceptos, por centros, por operarios, o por cualquier otro tipo de filtro que se nos ocurra, aportando a los gestores una información valiosamente pormenorizada, sobre el grado de eficacia de la empresa y sus empleados.

El Inventario tiene su propio espacio en el programa. Aparte de gestionar tantos almacenes como deseemos, el sistema guardará los datos sobre precios de compra, de uno o varios fabricantes, por producto, incluso con diferentes escalados de precios según cantidades de compra. Cada artículo podrá tener asociado un stock mínimo, avisando cuando éste cae, y ofreciendo en una pantalla al efecto la posibilidad de cursar el correspondiente pedido. Muy interesante resulta el hecho de que los pedidos son guardados de una forma inteligente, de manera que el sistema recordará de qué se componía el último pedido realizado para un centro determinado, ofreciendo la posibilidad de hacerlo igual, o realizar ligeros o profundos cambios. Al mantener al día las compras, podremos obtener de manera automática el libro de IVA soportado, y realizar la exportación de datos contables sobre facturas recibidas.

Pasando al Modulo de Ventas, obtenemos la posibilidad de realizar toda la facturación de la compañía, gestionando números de factura, abonos, ordenes de trabajo y cualquier incidencia que se aparte de las cuotas que los contratos generan. Estos contratos son revisables, en caso de que de manera sencilla queramos pasar de año a año aplicando un incremento porcentual. El sistema guardará los datos históricos, facilitando en cualquier momento la comparación entre cuotas de un ejercicio a otro.

De la misma manera, con esta parte del programa podemos también emitir remesas de recibos en cualquier formato, llevar el control de cobros, el libros de IVA repercutido, riesgos por clientes, liquidar comisiones, envíos de materiales, y especialmente lanzar todos estos datos de manera que sean importados por los programas de contabilidad habituales. 

Toda esta gestión de información que afectan a los diferentes departamentos (comercial, personal, administrativo, compras,…) permite ser mostrada a modo de Informes por los reponsables o bien por cualquier autorizado. Desde informes de consumo por productos, o mantenimiento de maquinas, hasta datos sobre los servicios más y menos rentables, los trabajos en que la calidad baja del mínimo deseable,  o estadísticas sobre los empleados.

Respecto a la generación de Nóminas, esta previsto que sea parte de las próximas versiones del programa, si bien la primera podrá volcar la información de las mismas a modo de informe, pero no imprimirlas. No solo ésta se contará entre las modificaciones de las próximas versiones, sino otra serie de mejoras que los clientes y la experiencia recomiende, así como variaciones que por cambios legislativos sean necesarias introducir. El sistema soporta tantos convenios colectivos como sean necesarios, y su conexión a programa contable esta pensada para la mayor parte de los programas contables habituales.

Otras características resaltables son la posibilidad de trabajo multiempresa, y la gestión de usuarios programable por el administrador, permitiendo el control de usuarios a diferentes menús. También dispone de un correo interno.

EL programa se comercializa con un coste que varía en función del numero de puestos de trabajo contratados, incluye formación para los usuarios, y garantía de funcionamiento por tiempo indefinido. Mundisoft provee de un servicio de mantenimiento, que incluye actualizaciones y atención técnica al cliente, servicio que es gratuito durante los primeros tres meses de funcionamiento. Con toda seguridad será una inversión fácilmente amortizable gracias al control sobre la rentabilidad de la empresa que la herramienta posibilita.

El lanzamiento definitivo se va a realizar mediante dos puestas de largo ante el sector: El próximo día 2, a las 18:30 horas en las instalaciones de ésta empresa en Madrid, situadas en la Avenida de la Democracia nº 7, oficinas 101, y otra en Barcelona, pendiente aún de confirmar fecha.

Naturalmente que también Dimesoft Sistemas S.L. ha decidido contratar su potenciación y comercialización en Internet en exclusiva con 1a3soluciones. Dicha promoción se soportará mediante una microtienda que en breve pondremos a su disposición, y que incluirá sistemas donde podrán consultar dudas e interactuar con el fabricante a la hora de aportar nuevas necesidades para ser integradas en las siguientes versiones.

En proyecto queda, para las futuras versiones que vendrán a mantener actualizado el producto, la integración en soporte web, que permitirá facilitar soporte de gestión a cualquier empresa desde cualquier punto de España con tan sólo una “PC Tonto” on-line desde El Portal, servicio que se prestará mediante la utilización de una plataforma segura y dedicada, desde la que también podrán utilizar el programa antes de comprarlo. Aunque estamos convencidos de que preferirán utilizarlo tan sólo dentro de su propia red.