ESPECIAL Gestión ambiental de edificios: nuevas tendencias

Del web puntex.

Mauricio Espaliat Canu
Director General
IGEMA Ingeniería y Gestión Integral del Ambiente Interior S.L.
Grupo TMA- Tecnología Medio Ambiente

Es de gran actualidad la preocupación por la calidad del ambiente interior de los edificios, donde las personas pasan parte importante de su tiempo laboral y de su vida cotidiana. Manifestaciones del tipo "Síndrome del Edificio Enfermo" (SEE), que afectan a la salud y al bienestar de usuarios de dependencias interiores de diversa índole, llaman cada día más la atención de la opinión pública, de los medios de comunicación y de las plataformas de investigación, empresariales, sindicales y políticas, directa o indirectamente afectadas por sus consecuencias, o involucradas en el control y prevención de sus causas.
Es preciso asumir como criterio básico que las opciones que conducen a garantizar niveles de calidad ambiental aceptables en el interior de los edificios, han de contemplar procesos de auditoría y mantenimiento, diseñados de acuerdo a procedimientos y protocolos que ya empiezan a ser adoptados e incorporados a la gestión de inmuebles y dependencias diversas por parte de propietarios o responsables de su conservación.
La sensibilización en este campo, aunque reciente y de naturaleza incipiente, evoluciona de modo rápido y dinámico a partir del momento en que la sociedad adquiere conciencia sobre su importancia y trascendencia para la salud, la seguridad y el bienestar de las personas, y a medida que el interés por optimizar el rendimiento y la vida útil de los edificios, instalaciones y equipamientos se hace más patente. El tema adquiere aún más relevancia cuando a los anteriores criterios se suman los de optimización de costes y consumo energético, los de reducción de averías, y los de aseguramiento sostenido de activos e inversiones. 

Evolución del mercado y la demanda

La oferta de técnicas y servicios para la auditoría y conservación de instalaciones de edificios y dependencias de todo tipo responde sin lugar a dudas a la aparición de una demanda en igual sentido. Este fenómeno es el resultado natural de la sensibilización de la sociedad en general por los temas de calidad de ambiente interior, seguridad y bienestar, del rápido progreso de las comunicaciones, de la difusión de información pertinente hacia todos los niveles interesados en el tema, y de las innumerables opciones de optimización que en tal sentido ofrecen los avances en el terreno tecnológico.
Tal situación configura una demanda marcada por una serie de características singulares, entre las cuales destacan las siguientes:

• La tendencia de la demanda dentro del mercado de tecnologías y servicios relacionados con ambiente interior apunta hacia el aumento de la selectividad por parte de los clientes. El criterio básico de decisión lo determinan cada vez más la calidad y la garantía de las opciones o de las soluciones elegidas.

• Reafirmando el anterior postulado, los clientes del sector son cada vez más exigentes a la hora de evaluar las soluciones de sus problemas, tanto si se trata de prevención como de acondicionamiento, reforma o sustitución de equipos e instalaciones. Este hecho se hace más categórico a medida que el nivel de información específica del cliente es más elevado.

• Existe en estos momentos en el mercado una demanda "natural", emergente e incipiente, que obedece a motivaciones asociadas a la prevención, a la imagen y a la competitividad de las empresas. Esta demanda se da en el ámbito de clientes progresistas, bien informados, que toman decisiones obedeciendo a criterios racionales y con visión de futuro.

Pero existe también la demanda basada en hechos consumados o en la necesidad de corregir o solucionar situaciones críticas. En este caso, la decisión de actuar se ajusta más bien a planteamientos de tipo "urgencias" y "emergencias", remanentes de la tradicional filosofía de la "reparación".

• La demanda actual de servicios relacionados con calidad ambiental interior está en general muy condicionada por el precio. Dado su carácter intangible, emergente e incipiente, se tiende a considerar a este tipo de servicios como marginal o prescindible, hasta que las situaciones llegan a ser críticas y se ha de actuar de modo urgente.

La solución de casos urgentes es normalmente más cara que las intervenciones preventivas. Cuando se constata este hecho, se confirma también que en el sector está aún por asumir la política de prevención en lugar de la de reparación, lo que equivale a afirmar que sigue prevaleciendo el concepto de gasto sobre el de inversión, teniendo en cuenta que sólo este último es generador de auténtica rentabilidad.

• En general, el cliente del mercado actual de servicios busca cada vez más simplificar la solución de sus problemas y unificar la gestión de sus necesidades en materia de conservación y mantenimiento de instalaciones de todo tipo. Esto le lleva a seleccionar proveedores que, actuando como interlocutores únicos, sean los auténticos gestores de sus activos.

• Dado el carácter pluridisciplinar de los servicios relacionados con calidad ambiental del espacio interior de los edificios, y ante la imposibilidad técnica y la inviabilidad económica de que una sola empresa gestora asuma la totalidad de los requisitos y condicionantes de un determinado proyecto de actuación en este terreno, se hace evidente la necesidad de trabajar sobre la base de esquemas de colaboración, subcontratación o alianza estratégica entre empresas de diferentes especialidades, adecuadamente coordinadas por la citada entidad gestora. Esta situación adquiere aún mayor relevancia en el caso de grandes edificios e instalaciones, y cuando se habla de procedimientos de mantenimiento integral.

Mantenimiento de edificios: situación actual y proyecciones a futuro

El mantenimiento integral se está generalizando de modo acelerado como la alternativa inteligente y la opción ineludible para gestionar apropiadamente los activos involucrados en cualquier tipo de edificio o instalación. Los requisitos que plantea la necesidad de optimizar recursos y medios, por un lado, y por otro, las exigencias formuladas por usuarios y propietarios en materias de seguridad, higiene, comodidad y rentabilidad, obligan a adoptar estrategias coherentes y responsables para garantizar condiciones de entorno y habitabilidad idóneos. En síntesis, se trata de ajustar las alternativas de gestión a las exigencias que plantea una cultura cada vez más informada y sensibilizada en relación con dichos aspectos, que en último término comprometen la integridad física, el rendimiento laboral y la motivación de las personas.
Un análisis general de la situación y tendencias de la función mantenimiento en la actualidad, permite reseñar numerosas características que insinúan claramente la estrategia a adoptar para asegurar la calidad ambiental en el interior de los edificios:

• Actualmente, y a grandes rasgos, el mantenimiento se lleva a cabo sin que exista una gestión coherente y racionalizada basada en métodos y procedimientos. En muchos casos no existe estrategia ni se procede a la planificación a largo plazo de las actividades de mantenimiento, ni a la optimización de costes de explotación por la vía de la sistematización, prevaleciendo el coste directo sobre los criterios presupuestarios y de productividad a la hora de la toma de decisiones.

• El mantenimiento es una actividad en plena expansión como servicio, y con gran proyección a futuro, tanto por las exigencias del mercado como debido a los imperativos que plantea la normativa emergente. Sin embargo, en las etapas previas a su consolidación como tal, el peligro del intrusismo, de la falta de profesionalidad, de la baja calidad y de la falta de rigor y coherencia en métodos y sistemas, puede retrasar su aceptación y adopción como alternativa preventiva, y puede también desvirtuar su imagen de servicio básico enfocado a mantener de modo sostenido el rendimiento y la eficacia productiva de máquinas, instalaciones, equipos y servicios.

• La escasez de normativa específica exhaustiva y plenamente implantada en el sector, sumada a las implicaciones económicas que el mantenimiento supone, asimila esta actividad a la categoría de marginal o prescindible, favoreciendo en cambio las alternativas correctoras y el gasto en reparaciones cuando se dan situaciones críticas. Esta realidad permite la proliferación y dispersión de actividades no especializadas, así como su actuación en el mercado con afán especulativo, prescindiendo de los criterios más elementales de seriedad, rigor y garantía, y creando como consecuencia confusión y falta de credibilidad.

• Las tendencias mundiales en el ámbito del sector servicios, confirmadas por la experiencia y por los precedentes provenientes de los países más avanzados en esta área, señalan que la oferta se deberá decantar necesariamente hacia satisfacer una demanda cada vez más exigente y selectiva, hecho que ya fue anteriormente constatado. Esta ineludible realidad permite suponer que, en el ámbito específico del mantenimiento, se deberá prestar especial atención a factores como:

- La protección del Medio Ambiente Exterior (recursos y entorno natural).
- La protección del Ambiente Interior (edificios).
- El Estado de Bienestar.
- El ahorro energético.
- La calidad y garantía del servicio.
- Las exigencias en materia de normas, reglamentos y homologaciones a todos los niveles.
- La presión social y sindical.
- Los requisitos de imagen y competitividad empresarial.
- La mejora permanente a través de la formación y de la cualificación profesional.

Sin duda, estos y otros factores representan auténticos retos, que el sector espe-cíficamente relacionado con la gestión ambiental de edificios, deberá afrontar y asumir con el debido grado de responsabilidad y buen criterio.
Una afirmación adecuada para sintetizar las constataciones del anterior análisis podría ser la siguiente: Los procesos de gestión ambiental del espacio interior son de naturaleza e importancia tal, que han de ser necesariamente incorporados a todo Programa sistemático y racional de Mantenimiento Integral de Edificios.
Los criterios y argumentos que avalan tal postulado permiten precisar que el cometido específico de la gestión ambiental de los edificios deberá ser lograr, entre otros, los siguientes objetivos:

• Mantener las óptimas condiciones de calidad del ambiente interior.
• Promover adecuadas condiciones de higiene, comodidad y habitabilidad dentro del edificio.
• Asegurar de modo permanente el buen funcionamiento y rendimiento de equipos e instalaciones.
• Optimizar el ahorro energético, los costes de conservación y los recursos de todo tipo.
• Prevenir situaciones y factores de riesgo.
• Gestionar el edificio de modo sistemático y programado, de acuerdo a protocolos y procedimientos técnicos apropiados.
• Coordinar, de modo coherente, las componentes conceptuales pluridisciplinares de la función mantenimiento.
• Inculcar y consolidar la cultura de la prevención, eliminando la costumbre de la reparación basada en hechos consumados y situaciones críticas.

El mantenimiento y la gestión organizada de las instalaciones y de los procedimientos que condicionan la calidad del ambiente interior deben ser tenidos en cuenta de modo prioritario y preferente, ya que sus consecuencias, tanto para bien como para mal, afectan directamente a la salud, la comodidad, el bienestar y la seguridad de las personas. Es preciso que dejen de ser actividades prescindibles o marginales, ya que incluso adquieren mayor relevancia que otros aspectos cuyo control y seguimiento ya van siendo incorporados, con mayor o menor grado de formalidad, a las iniciativas de conservación habitual de edificios, y cuyo desarrollo práctico hoy día casi nadie cuestiona. Es el caso, para mencionar sólo algunos, de lo que ocurre con relación al mantenimiento de instalaciones de agua, electricidad y gas, ascensores, sistemas contra incendios, instalaciones informáticas, sistemas de megafonía y música, sistemas de seguridad y alarmas, y servicios de limpieza general.
Los avances tecnológicos permiten en la actualidad proceder a la adopción y desarrollo de actividades de mantenimiento integral, muchas veces denominadas "Facilities Management" en términos anglosajones, recurriendo a sistemas, herramientas, protocolos y medios de planificación y control altamente sofisticados y eficaces. La dinámica evolutiva de este sector plantea como contrapartida requisitos de alta especialización y profesionalidad por parte de quienes lo gestionan, lo cual les obliga de modo paralelo a actuar sobre la base de rigurosos criterios de innovación y mejora permanente en los aspectos que condicionan la eficacia y la calidad de los objetivos perseguidos.
Se puede afirmar que la adopción de los oportunos sistemas y políticas de mantenimiento de edificios e instalaciones, aunque incipiente y emergente, evoluciona positivamente, en gran parte debido a las exigencias del mercado y de la demanda, a lo cual se aludió con anterioridad. Si esta tendencia se mantiene, la sustitución del tradicional hábito de la reparación urgente cuando se producen situaciones críticas, por la política más racional de la prevención, será sin duda una realidad a corto plazo.
Desde luego, este nuevo planteamiento implicará tanto cambios conceptuales en la propia función mantenimiento, como en lo que respecta a su consideración dentro de los enfoques de gestión empresarial. El más importante de estos cambios vendrá planteado con toda probabilidad por la necesidad de evaluar objetivamente e incorporar los costes de mantenimiento, prevención y conservación a las cuentas de explotación de las empresas, paso previo, imprescindible y definitivo para adoptar este procedimiento como estrategia y práctica habitual de gestión. 

Gestión ambiental de edificios: ¿inversión o coste?

Al hacer referencia a los "costes" del mantenimiento, componente de naturaleza ineludible dentro de las estrategias para la promoción de un ambiente interior aceptable, no se puede dejar de reflexionar sobre algunos aspectos importantes relacionados con ellos.
Actualmente, los costes de mantenimiento son susceptibles de valorar casi única y exclusivamente en función de los gastos directos que genera la asignación de los diferentes recursos destinados a dicha función. A falta de precedentes respaldados por series de datos estadísticamente válidas, y por experiencias acumuladas durante períodos aceptablemente representativos, es imposible deducir objetivamente si las inversiones en mantenimiento generan un retorno económico que argumente a favor de su rentabilidad, expresada como beneficio aportado a la actividad productiva, o como valor añadido en términos de calidad del ambiente interior.
A medida que las técnicas de mantenimiento sean adoptadas e incorporadas como sistema de gestión de edificios e instalaciones, y que sus costes constituyan una partida definida dentro de la cuenta de explotación de la propiedad, se podrá disponer de la información que permita, basando el análisis en el cálculo de ratios adaptados al caso, extraer las conclusiones fiables sobre su rendimiento y rentabilidad. Esta valoración, de tipo cuantitativo, será la base para aplicar con propiedad la ecuación coste/beneficio, y para tomar las oportunas decisiones estratégicas en cuanto a definir el tipo, alcance y planteamiento técnico de mantenimiento a aplicar a las diferentes actividades productivas y de servicios. Sólo contando con información objetiva, será posible valorar la rentabilidad del mantenimiento, y expresarla como un ahorro o un incremento de costes según su enfoque sea acertado o erróneo.
Pero es preciso también tener en cuenta que no solamente son importantes los aspectos cuantitativos de la rentabilidad o del beneficio del mantenimiento, y de la promoción de un ambiente interior adecuado. En el caso específico de la gestión de edificios, hay aspectos de tipo cualitativo que adquieren relevancia de difícil ponderación matemática, dadas sus componentes subjetivas o intangibles difícilmente traducibles a cifras. Lo que sí está claro es que las consecuencias de una deficiente gestión del edificio, o de un inadecuado protocolo de mantenimiento o conservación de su infraestructura de instalaciones, afectarán rápida y directamente a las personas, y determinarán situaciones aún más difíciles de traducir en términos económicos. Es fácil deducir conclusiones en este sentido tan solo aludiendo a los problemas de absentismo, estrés y reducción de los niveles de rendimiento laboral y motivación que puede generar un ambiente interior hostil o distorsionado.
La experiencia intuitiva señala que el valor cualitativo de los beneficios de las actividades de mantenimiento bien programadas, aunque difícil de expresar en cifras, es siempre muy superior al coste directo normalmente invertido en dichas actividades. Por este motivo, cabe concluir que, sin menospreciar su valor econométrico, la ecuación coste/beneficio deberá aplicarse y analizarse siempre teniendo en cuenta la consideración simultánea de las ventajas intangibles de las estrategias de mantenimiento y promoción de un ambiente sano dentro de los edificios.

Hacia un modelo de gestión ambiental del edificio

Los argumentos anteriormente expuestos llevan claramente a la constatación de los siguientes hechos:

• Existe una clara interdependencia entre los procedimientos de auditoría y conservación del espacio interior, las técnicas de mantenimiento integral, y los requisitos de calidad y garantías que exigen propietarios y usuarios de inmuebles a la hora de interesarse por el tema de la calidad del ambiente dentro de los edificios. Aún cuando esta realidad se traduce en tímidas actuaciones emergentes e incipientes en la práctica actual, es previsible que las responsabilidades que impone a diferentes niveles sean asumidas a medio plazo.

• La gestión ambiental del edificio constituye una actividad de carácter esencialmente pluridisciplinar. Para llevarla a la práctica con seriedad y coherencia, es preciso contar con niveles de cualificación y de conocimientos específicos razonables al nivel de los profesionales y empresas que la protagonizan, dentro de un marco que incluya unidades con suficiente especialización en las distintas facetas que la componen.

• En el mismo sentido, y por similares motivos, se impone la actuación coordinada y planificada, centrada en la figura del "gestor", de las diferentes disciplinas en juego, ya que se puede considerar técnicamente temeraria, además de inviable desde el punto de vista económico y operativo, la pretensión de abarcar todos los frentes que estructuran la función mantenimiento ambiental e integral desde una única plataforma empresarial, a menos que se trate de grupos o estructuras de gran magnitud, con suficientes recursos de todo tipo, y muy diversificados. De no ser así, hay que dar pie a fórmulas de colaboración tecnológica, subcontratación y alianza estratégica entre empresas y profesionales de especialidades complementarias.

• La gestión ambiental e integral de edificios ha de tener por objetivo último y fundamental, además de sus aspectos puramente técnicos y operativos, la protección del entorno de trabajo y vida de las personas, garantizándoles seguridad, bienestar y comodidad. Puesto que no se puede jugar con la salud ni con la integridad de las personas, las impli-caciones humanas y sociales de esta actividad, aparentemente material y administrativa, adquiere por este motivo especial relevancia, lo cual obliga a la especial consideración de aspectos directamente condicionados por la ética profesional de quienes ejercen actividades relacionadas con la misma.

• El diseño y la aplicación rigurosa de una normativa coherente y racional que oriente las actividades del sector es el camino más aconsejable y claro para alcanzar dichos objetivos, y lo es también para defender la profesionalidad de las actuaciones frente a cualquier intento de intrusismo, competencia desleal, fraude o especulación.

Es preciso intentar definir un modelo de gestión del edificio desde el punto de vista de su mantenimiento preventivo e integral, insistiendo especialmente en los aspectos de calidad ambiental interior. El objetivo deberá en todo caso ser el de contribuir a promover y establecer estilos de gestión ajustados a los diversos factores a tener en cuenta a la hora de formular estrategias y de emprender programas enfocados con criterios de rentabilidad y sostenibilidad a largo plazo.
El modelo ideal de gestión ambiental de edificios deberá ser la síntesis de los aspectos comentados a lo largo del presente análisis, y los factores más destacables que habrá de contemplar para su aplicación exitosa en la práctica son, entre otros, los siguientes:

• Consideración simultánea e integración de todas las facetas pluridisciplinares e interac-tuantes que afectan conjuntamente a la calidad del ambiente interior.
• Actuación sobre la base de protocolos y procedimientos coherentes.
• Coordinación y programación rigurosa de las opciones contempladas. Planificación estratégica de la "función" mantenimiento, fijando metas y objetivos.
• Utilización de las herramientas técnicas y de gestión aportadas por los avances de la tecnología, con enfoques de innovación permanente.
• Optimización de recursos de todo tipo, tanto propios como externos.
• Inclusión planificada de criterios económicos (costes e inversiones en gestión ambiental del edificio) en partidas definidas de los presupuestos, cuentas de explotación y balances de la empresa propietaria o usuaria.
• Relevancia de los aspectos de garantía, calidad y ética profesional dentro del sector específico.
• Gestión unificada de las diversas facetas de actuación.
• Especialización de las diferentes disciplinas en juego.
• Política de formación continuada y mejora permanente de los profesionales vinculados al ejercicio de funciones asociadas a la gestión integral del edificio.
• Externalización de los servicios, colaboración y alianza estratégica entre empresas y actividades especializadas y complementarias asociadas a un mismo programa de gestión del edificio.
• Adopción de medidas precautorias frente a los riesgos de intrusismo, especulación y competencia desleal.
• Diseño, implantación, adopción y aplicación responsable de normativas que regulen las actividades relacionadas con gestión integral de edificios.
• Inclusión de los aspectos de calidad ambiental interior (edificios) dentro del contexto medioambiental global, es decir, asumiendo la importancia que tiene en relación al entorno humano más inmediato, tanto o más importante que el ecosistema exterior (naturaleza, agua, aire, suelo, atmósfera, residuos, contaminación en general, etc).

Resulta fácil y evidente deducir que la adopción de un Programa de Gestión Ambiental e Integral de Edificios implica retos y riesgos, pero que también representa la oportunidad única e ineludible para optimizar y rentabilizar los activos económicos y técnicos que entran en juego cuando se plantea una iniciativa de este tipo.
Los comentarios efectuados a lo largo del presente artículo deberían llamar la atención de diferentes empresas, profesionales, organismos e instituciones directa o indirectamente vinculados a la definición conceptual y a la práctica de la gestión ambiental del edificio, con el fin de promover y lograr, mediante su contribución y de modo colegiado, su adopción como principio de actuación responsable.
Asumir con convicción que la gestión planificada de edificios constituye una opción rentable, y contar con una apropiada y amplia plataforma de promoción y difusión de los principios que han de orientar su desempeño como alternativa profesional y empresarial, son, sin duda alguna, las dos bases fundamentales sobre las cuales se ha de asentar el aseguramiento sostenido de la calidad ambiental del espacio interior